Để đưa chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý, kế toán cần chuẩn bị các hồ sơ sau: 

Các hồ sơ chung

– Quy chế tài chính, lương, thưởng;

– Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Cam kết bảo mật tiền lương

– Đơn đề nghị tăng ca; Đơn xin nghỉ việc; Đơn xin nghỉ việc không lương;

– Quyết định tăng lương; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động;

Hồ sơ khi chi trả tiền lương

– Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Chứng từ thanh toán

– Hồ sơ xây dựng thang bảng lương, bao gồm: 

+ Lập hệ thống thang bảng lương; Công văn xin đăng ký hệ thống thang bảng lương; Quyết định ban hành, Biên bản thông qua, Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương; Quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng; Quy chế lương, thưởng, phụ cấp ( Mức tối thiểu áp dụng 3.100.000 đồng/ tháng).

Hồ sơ đối với hợp đồng lao động

– Sơ yếu lý lịch; Chứng minh nhân dân (CCCD) ngoài ra có thêm Giấy khám sức khỏe, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu tùy vào yêu cầu tại đơn vị.

– Nếu là hợp đồng thử việc: Quyết định của Giám đốc; Hợp đồng thử việc; Bảng tính lương; Chứng từ thanh toán lương; Bảng tự đánh giá quá trình thử việc (nếu có). 

– Nếu là lao động thời vụ, cộng tác viên hay hợp đồng giao khoán: Quyết định tuyển dụng; Hợp đồng thời vụ, cộng tác viên, giao khoán; Bảng tính lương; Chứng từ thanh toán lương; Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có). 

Lưu ý: 

– Nếu lương trả cho cá nhân nhỏ hơn 2.000.000 đồng/ lần thì không cần khấu trừ thuế TNCN;

– Nếu lương trả cho cá nhân lớn hơn hoặc bằng 2.000.000 đồng/ lần: 

+ Khấu trừ 10% thuế TNCN 

+ Nếu cá nhân làm cam kết Mẫu 02/CK-TNCN (Thông tư 92/2015/TT-BTC) cam kết mức thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế thì tạm thời chưa khấu trừ.