Việc sắp xếp và lưu trữ các chứng từ kế toán một cách hợp lý và khoa học là rất quan trọng. Ngoài mục đích lưu trữ nó còn giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm khi cần, hay phục vụ cho công tác thanh tra thuế. 

Lưu trữ hợp đồng 

– Hợp đồng gốc có dấu đỏ được lưu trữ tại Phòng kế toán 

– Sắp xếp, phân loại theo từng nội dung, dự án công việc 

– Trường hợp có 02 hợp đồng gốc trở lên thì Phòng kế toán lưu trữ một bộ, các bộ phận khác có liên quan phụ trách lưu trữ các bộ gốc còn lại

– Trường hợp chỉ có 01 bản gốc thì được lưu trữ tại Phòng kế toán, các bộ phận khác lưu trữ bản sao

– TRường hợp không được phê duyệt từ cấp có thẩm quyền thì các bộ phận khác không được phép mượn hợp đồng bản gốc ra khỏi phạm vi Phòng kế toán

– Hợp đồng sẽ được lưu trữ cùng một số chứng từ liên quan như sau: 

+ Phụ lục hợp đồng 

+ Tờ trình, kế hoạch, các hồ sơ liên quan cho việc phê duyệt hợp đồng

+ Bản photo phiếu chi, ủy nhiệm chi 

+ Biên bản giao nhận,  nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng 

+ Hóa đơn đỏ, bản sao phiếu nhập, xuất kho

+ Bảng tính lãi vay

+ Chứng từ nộp thuế (nếu có) 

+ …

Chứng từ kế toán 

– Đối với hóa đơn đầu vào: Kẹp theo phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)

– Đối với phiếu nhập kho: Kẹp theo hóa đơn đầu vào, biên bản giao nhận, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng

– Đối với phiếu chi, ủy nhiệm chi: Kẹp theo giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng đã phê duyệt, kế hoạch các khoản mục duyệt chi, hóa đơn, chứng từ gốc đi kèm, các khoản chi theo quyết định, xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nếu là khoản vay,…

– Các phiếu kế toán: Kẹp theo giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đã phê duyệt, chứng từ gốc hóa đơn, bảng phân bổ, trích hao về doanh thu, chi phí hoạch khấu hao tài sản, Giấy đề nghị của Phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh chuyển công nợ, quyết định của Giám đốc, bảng phân bổ tiền lương, chi phí,…